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遠(yuǎn)程異地評(píng)標(biāo)及異地談判實(shí)務(wù)操作要點(diǎn)分析

中國石油集團(tuán)長城鉆探工程有限公司 蔣斌泉

摘要：與傳統(tǒng)招投標(biāo)對(duì)比，電子招投標(biāo)交易平臺(tái)具有操作便捷、降低成本等突出優(yōu)勢(shì)，因而得到廣泛應(yīng)用。2020年以來，隨著抗擊新冠肺炎疫情的需求不斷強(qiáng)化，電子招投標(biāo)交易平臺(tái)的應(yīng)用有了創(chuàng)新，即遠(yuǎn)程異地評(píng)標(biāo)和遠(yuǎn)程談判。筆者對(duì)此作初步分析，以期推動(dòng)電子招投標(biāo)的發(fā)展。

  關(guān)鍵詞：遠(yuǎn)程異地評(píng)標(biāo);異地談判

  近年來，電子招投標(biāo)活動(dòng)發(fā)展迅速。除了招標(biāo)信息發(fā)布與專家抽取功能之外，一部分電子招標(biāo)投標(biāo)交易平臺(tái)(以下簡稱“電子交易平臺(tái)”)實(shí)現(xiàn)了招標(biāo)方案審批、招標(biāo)文件發(fā)售與澄清、投標(biāo)文件遞交、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、發(fā)放中標(biāo)通知書、歸檔等功能，降低了成本，提高了效串。為解決人員遠(yuǎn)途差旅問題，各地開始嘗試遠(yuǎn)程異地評(píng)標(biāo)。2020年新冠肺炎疫情的客觀環(huán)境像是一劑催化劑，迅速促進(jìn)了遠(yuǎn)程異地評(píng)標(biāo)應(yīng)用的深入。一些企業(yè)在不增加開發(fā)成本的情況下，利用現(xiàn)有電子交易平臺(tái)嘗試組織遠(yuǎn)程談判，取到良好效果。

  電子交易平臺(tái)的創(chuàng)新應(yīng)用之一:異地評(píng)標(biāo)

  遠(yuǎn)程異地評(píng)標(biāo)的第一種模式通常，評(píng)標(biāo)委員會(huì)的全體成員集中到評(píng)標(biāo)地點(diǎn)評(píng)標(biāo)，當(dāng)評(píng)委之間需要就評(píng)標(biāo)項(xiàng)目討論時(shí)，可以面對(duì)面無障礙交流。無論是評(píng)標(biāo)專家還是招標(biāo)人代表，如果有評(píng)委工作生活的城市與評(píng)標(biāo)地點(diǎn)所在城市不同，則會(huì)發(fā)生差旅費(fèi)。于是，有的代理機(jī)構(gòu)通過避免抽取外地評(píng)標(biāo)專家的方式，即將專家的抽取范圍限定為評(píng)標(biāo)地點(diǎn)所在城市，來控制評(píng)標(biāo)成本。大型企業(yè)由于業(yè)務(wù)范圍廣泛或者附屬機(jī)構(gòu)較多，還要面對(duì)招標(biāo)人代表差旅頻繁的問題。尤其是2019年，石油天然氣等行業(yè)面臨復(fù)雜的市場(chǎng)環(huán)境，對(duì)企業(yè)的降本增效提出更高要求。為進(jìn)一步控制成本，這些企業(yè)嚴(yán)控差旅，招標(biāo)人/代理機(jī)構(gòu)開始嘗試遠(yuǎn)程異地評(píng)標(biāo)。即招標(biāo)人代表在一個(gè)地點(diǎn)， 評(píng)標(biāo)專家集中在另一個(gè)地點(diǎn)，通過視頻通訊軟件溝通，雙方都使用經(jīng)國家認(rèn)證的手寫板完成全流程電子招標(biāo)投標(biāo)項(xiàng)目的評(píng)標(biāo)報(bào)告簽署。這種模式有一個(gè)無形的約束:簽字的媒介-手寫板。

  遠(yuǎn)程異地評(píng)標(biāo)的第二種模式

  2020年春節(jié)正是國內(nèi)新冠疫情嚴(yán)峻的時(shí)期，原計(jì)劃春節(jié)后開標(biāo)的大批項(xiàng)目不得不延期開標(biāo)，招標(biāo)工作出現(xiàn)兩種截然不同的情況。一種是完全停滯。因?yàn)橥稑?biāo)人無法到現(xiàn)場(chǎng)遞交投標(biāo)文件，部分投標(biāo)人甚至存在裝訂投標(biāo)文件的困難:或者因?yàn)檎袠?biāo)人/招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)沒有足夠多的場(chǎng)地，無法使評(píng)標(biāo)專家分散在不同的評(píng)標(biāo)室，保持安全距離，降低人員聚集的風(fēng)險(xiǎn)。另一種是企業(yè)的招標(biāo)工作雖然較之前有所減少，但一直有序進(jìn)行。因?yàn)檫@些企業(yè)的招標(biāo)項(xiàng)目多采用了“全流程電子招標(biāo)投標(biāo)+遠(yuǎn)程異地評(píng)標(biāo)”的組合方式，還打破了手寫板的約束。后來，該模式發(fā)展到更新、更高的形式:招標(biāo)人代表與評(píng)標(biāo)專家都分散在不同的點(diǎn)，可能是家中或者辦公室中，通過視頻通訊軟件溝通，各方通過手機(jī)應(yīng)用軟件完成全流程電子招標(biāo)投標(biāo)項(xiàng)目的評(píng)標(biāo)報(bào)告簽署，簽字同樣是經(jīng)國家認(rèn)證的有效數(shù)據(jù)電文。

  遠(yuǎn)程異地評(píng)標(biāo)的三個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)

  第一是全流程電子招投標(biāo)。因?yàn)椴捎昧巳鞒屉娮诱型稑?biāo)的形式，投標(biāo)人可以足不出戶在電子交易平臺(tái)上投標(biāo)，解決了投標(biāo)人無法裝訂投標(biāo)文件或者無法到現(xiàn)場(chǎng)遞交投標(biāo)文件的問題。工作人員在電子交易平臺(tái)完成開標(biāo)、專家抽取、組織評(píng)標(biāo)、結(jié)果公示和定標(biāo)工作，只要給評(píng)委開放權(quán)限就能夠評(píng)標(biāo)，解決了招標(biāo)人/招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)場(chǎng)地不足的問題。

  第二是電子交易平臺(tái)支持電子簽名。遠(yuǎn)程異地評(píng)標(biāo)使得專家能夠分散評(píng)標(biāo)，解決了人員差旅成本控制和聚集風(fēng)險(xiǎn)的問題。但如何讓所有評(píng)委的簽字都簽署在評(píng)標(biāo)報(bào)告中，并且保證簽字的有效性?利用經(jīng)國家認(rèn)證的手寫板簽署電子簽名是解決方案之一。沒有手寫板的情況下又該怎么辦? 一些電子交易平臺(tái)的技術(shù)人員利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，找到了解決這一難題的辦法，即通過手機(jī)應(yīng)用軟件遠(yuǎn)程掃碼簽字。

  第三是評(píng)標(biāo)時(shí)的通訊軟件。盡管每位評(píng)委都是獨(dú)立評(píng)審的，但由于評(píng)委分散在不同的地方，有時(shí)仍然需要溝通討論。如何實(shí)現(xiàn)異地評(píng)委之間的溝通?可借助網(wǎng)絡(luò)通訊軟件。

  電子交易平臺(tái)的創(chuàng)新應(yīng)用之二:遠(yuǎn)程談判

  在新冠疫情的背景下，非招標(biāo)采購項(xiàng)目的組織同樣受到挑戰(zhàn)。外地的供應(yīng)商怎么參加談判?談判小組的成員不在同一個(gè)地點(diǎn)時(shí)怎么組織談判?談判報(bào)告怎么簽署?得益于遠(yuǎn)程掃碼簽字的實(shí)現(xiàn)，一些企業(yè)受到啟發(fā)，嘗試?yán)秒娮咏灰灼脚_(tái)組織遠(yuǎn)程談判。具體操作為:相關(guān)方通過視頻通訊軟件溝通和談判，在電子交易平臺(tái)內(nèi)記錄談判過程和結(jié)果，包括談判供應(yīng)商在內(nèi)各方通過手機(jī)應(yīng)用軟件遠(yuǎn)程掃碼簽字確認(rèn)談判結(jié)果。

  實(shí)踐中，注意事項(xiàng)有以下方面。

  首先是談判供應(yīng)商代表身份的核實(shí)?？梢笳勁泄?yīng)商將不涉及核心競爭(例如報(bào)價(jià)、折扣方案)的響應(yīng)文件在談判前發(fā)給工作人員，談判之初由工作人員通過談判供應(yīng)商代表實(shí)時(shí)出示的身份證和響應(yīng)文件中的授權(quán)文件或身份證明文件進(jìn)行對(duì)比，確認(rèn)對(duì)方的身份。

  其次是原件與掃描件的效力層級(jí)。對(duì)于多家供應(yīng)商參加談判的項(xiàng)目，如果要求談判供應(yīng)商提前發(fā)送的談判文件里包含報(bào)價(jià)等涉及核心競爭的內(nèi)容，對(duì)方難免會(huì)有報(bào)價(jià)提前泄露造成被動(dòng)競爭的擔(dān)憂。為了打消這個(gè)擔(dān)憂，可以在涉及核心競爭內(nèi)容的溝通時(shí)，再要求對(duì)方對(duì)該部分做出響應(yīng)。另外，因?yàn)槭且曨l形式的遠(yuǎn)程談判，工作人員收到的中間報(bào)價(jià)單只是掃描件，原件在談判供應(yīng)商手中。一旦談判供應(yīng)商反悔，新制作一份不同的報(bào)價(jià)單原件，發(fā)生糾紛時(shí)，需要提供證據(jù)，原件的效力高于掃描件，這對(duì)采購人是不利的。怎么才能規(guī)避這種風(fēng)險(xiǎn)?可以要求談判供應(yīng)商在報(bào)價(jià)單中增加一條聲明:本報(bào)價(jià)及承諾函的掃描件與原件具有同等法律效力。聲明的內(nèi)容根據(jù)需要調(diào)整，但本質(zhì)是確保掃描件與原件相同的法律效力。

  再次是視頻通訊軟件的選用?？蛇x的通訊軟件類別較多，應(yīng)綜合考慮使用便利性、穩(wěn)定性、安全性、成本等因素。此外，還應(yīng)考慮備用通訊軟件。如果主選的通訊軟件使用效果不佳時(shí)，應(yīng)有備選的通訊軟件。

  再其次是培訓(xùn)。由于通過手機(jī)應(yīng)用軟件遠(yuǎn)程掃碼簽字，一些較少使用電子交易平臺(tái)的人員可能不會(huì)操作。這就要求工作人員對(duì)談判小組和談判供應(yīng)商組織開展必要的培訓(xùn)。

  最后也是非常重要的一點(diǎn)，保密問題。當(dāng)需要同談判供應(yīng)商逐一溝通談判時(shí)，應(yīng)確保其他談判供應(yīng)商不會(huì)在不被人注意的情況下進(jìn)入正在談判的網(wǎng)絡(luò)空間，不會(huì)借此竊取對(duì)方的秘密。應(yīng)實(shí)現(xiàn)工作人員對(duì)談判空間的進(jìn)入權(quán)限可控。由于電子交易平臺(tái)主要是為了實(shí)現(xiàn)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)，支持投標(biāo)文件的提交，但不-定支持談判響應(yīng)文件的提交。因此，談判小組談判時(shí)需依據(jù)工作人員提供的談判資料，這些資料在傳輸時(shí)應(yīng)進(jìn)行加密。

  結(jié)語

  電子交易平臺(tái)為企業(yè)采購發(fā)揮了重要作用，但仍需不斷優(yōu)化提升，拓展應(yīng)用的范圍和深度。筆者提出兩條建議，一是開發(fā)視頻通訊功能。受限于電子交易平臺(tái)的現(xiàn)有條件，遠(yuǎn)程異地評(píng)標(biāo)和遠(yuǎn)程談判尚需借助第三方的視頻通訊軟件來開展。如果電子交易平臺(tái)增加視頻通訊的功能，遠(yuǎn)程異地評(píng)標(biāo)和遠(yuǎn)程談判的組織便利性將大大提高。二是開發(fā)非招標(biāo)模塊。雖然需要投入一定成本，但是非招標(biāo)模塊的使用，將為相關(guān)方帶來遠(yuǎn)超成本的綜合收益。

  參考文獻(xiàn):

  [1]劉新新,吳亞楠.多維度建立電子招標(biāo)投標(biāo)系統(tǒng)應(yīng)急體制[J].招標(biāo)采購管理,2020.(05):27-28.