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如何提升招標(biāo)文件編制質(zhì)量

網(wǎng)新源建設(shè)有限公司 崔智雄 李媛 焦思維 趙文國(guó)

 [摘要]招標(biāo)文件編制質(zhì)量很大程度上影響著招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)實(shí)施效率及效果，本文通過(guò)對(duì)招標(biāo)來(lái)購(gòu)工作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)歸納，梳理出影響招標(biāo)文件編制質(zhì)量的主要因素，提出有針對(duì)性的解決措施。

 [關(guān)鍵詞]招標(biāo)文件;編制質(zhì)量

 招標(biāo)投標(biāo)是應(yīng)用技術(shù)、經(jīng)濟(jì)的方法和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，組織開展的一種公開、公正和擇優(yōu)的成交方式。其不僅能節(jié)約成本，也能預(yù)防和減少腐敗的發(fā)生。招標(biāo)文件作為投標(biāo)人編制投標(biāo)文件的重要依據(jù)，直接影響若招投標(biāo)結(jié)果和合同履行水平。

 招標(biāo)文件編制存在的問(wèn)題及成因

 招標(biāo)文件編制質(zhì)量不高可能導(dǎo)致多種問(wèn)題的發(fā)生，如投標(biāo)階段產(chǎn)生大量的招標(biāo)文件澄清，評(píng)標(biāo)階段導(dǎo)致項(xiàng)目暫?；蛘吡鳂?biāo)，合同談判階段造成合同談判失敗、無(wú)法簽約等。通過(guò)對(duì)近年來(lái)多個(gè)批次的招標(biāo)文件澄清、評(píng)標(biāo)工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行歸納梳理，筆者總結(jié)出導(dǎo)致招標(biāo)文件編制質(zhì)量不高的主要原因:

 1.對(duì)招標(biāo)活動(dòng)最新政策規(guī)定掌握不充分。近年來(lái)隨著“放管服”改革推進(jìn)，招投標(biāo)及工程建設(shè)領(lǐng)域相關(guān)制度規(guī)定不斷更新。由于對(duì)政策變化不熟悉導(dǎo)致的資質(zhì)要求設(shè)置不合理、招標(biāo)文件編制不完善情況頻發(fā)。

 2.招標(biāo)文件編制信息化程度不高。商務(wù)文件通過(guò)手工編制，在大量的復(fù)制、粘貼、填寫、修改過(guò)程中，極易發(fā)生由人為失誤導(dǎo)致招標(biāo)文件編寫錯(cuò)誤的情況，因此商務(wù)文件編制準(zhǔn)確率和效率難以提升。

 3.招標(biāo)文件復(fù)核機(jī)制不完善。對(duì)招標(biāo)文件必要的澄清修改需在投標(biāo)截止時(shí)間至少15日前發(fā)出，若前期不進(jìn)行招標(biāo)文件復(fù)核，往往發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)已經(jīng)超過(guò)澄清修改時(shí)間，文件編制錯(cuò)誤無(wú)法得到及時(shí)處理，甚至?xí)?dǎo)致項(xiàng)目評(píng)標(biāo)失敗。

 提升招標(biāo)文件編制質(zhì)量的措施

 1.緊跟國(guó)家政策導(dǎo)向，關(guān)注工程建設(shè)等領(lǐng)域的管理規(guī)定變化。根據(jù)近5年國(guó)務(wù)院陸續(xù)頒發(fā)的關(guān)于取消和下放批行政許 可事項(xiàng)的決定，我們搜集整理了各類資質(zhì)證書最新圖片，修訂《專用資格設(shè)定參考手冊(cè)》及《專用資格設(shè)定參考手冊(cè)》

 圖文版。收集梳理每批審查工作中遇到的資質(zhì)設(shè)置合理化修改建議，滾動(dòng)更新公司(集中采購(gòu)統(tǒng)一策略庫(kù))，保證招標(biāo)文件設(shè)置的投標(biāo)人資格業(yè)績(jī)要求語(yǔ)言描述更加清晰、準(zhǔn)確，避免出現(xiàn)由于文字表述模糊或者不準(zhǔn)確造成的歧義。

 專用資格要求的實(shí)時(shí)更新，有效避免了由于招標(biāo)人專用資格設(shè)置不合理導(dǎo)致的招標(biāo)項(xiàng)目暫停、購(gòu)買招標(biāo)文件不足3家等情況的發(fā)生。采取這一措施后，招標(biāo)階段未出現(xiàn)由于資質(zhì)業(yè)績(jī)?cè)O(shè)置不合理導(dǎo)致項(xiàng)目暫停情況發(fā)生。

 2.編制審查工作清單，明確審查要點(diǎn)。依據(jù)《招標(biāo)投標(biāo)法》、工程建設(shè)等領(lǐng)域行業(yè)規(guī)定以及公司招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)管理辦法，總結(jié)招標(biāo)采購(gòu)文件審查工作經(jīng)驗(yàn)，制作《文件審查大綱》《文件審查記錄表》表單。大綱分為文件整體性、批次計(jì)劃匯總表內(nèi)容、合同款、技術(shù)規(guī)范、報(bào)價(jià)文件五個(gè)板塊，專家在進(jìn)行審查時(shí)可對(duì)照大綱內(nèi)容逐條確認(rèn)，并將問(wèn)題內(nèi)容及修改建議記錄在《文件審查記錄表》中，表單內(nèi)容如表1、表2所示。

 招標(biāo)采購(gòu)文件審查清單，涵蓋了文件審查工作中需注意的審查要點(diǎn)，內(nèi)容全面詳盡。通過(guò)對(duì)照審查清單對(duì)招標(biāo)采購(gòu)文件進(jìn)行逐項(xiàng)檢查，保障招標(biāo)采購(gòu)文件編制質(zhì)量，有效減少招標(biāo)階段的澄清數(shù)量。

 3.通過(guò)提高標(biāo)準(zhǔn)化水平，為信息化建設(shè)提供有力保障。對(duì)不同采購(gòu)方式的商務(wù)文件模板進(jìn)行梳理，針對(duì)不同類型招標(biāo)項(xiàng)目分別設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)格式模板，固化商務(wù)文件模板中招標(biāo)編號(hào)、項(xiàng)目名稱、踏勘情況、分包情況、代理服務(wù)費(fèi)收取情況、是否框架采購(gòu)、中標(biāo)的限制、權(quán)重、商務(wù)技術(shù)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)9個(gè)標(biāo)準(zhǔn)字段。貫通審查與招標(biāo)文件編制平臺(tái)，依托目前招標(biāo)文件審查使用的ERP系統(tǒng)，開發(fā)商務(wù)文件自動(dòng)生成模塊，從系統(tǒng)中直接獲取審查后的標(biāo)準(zhǔn)字段信息，實(shí)現(xiàn)“范本自動(dòng)抓取”“信息自動(dòng)導(dǎo)入”的一鍵生成商務(wù)文件功能。

商務(wù)文件實(shí)現(xiàn)自動(dòng)編制后，文件編制效率大大提升。2021年第二批為全年項(xiàng)目數(shù)量最多的批次，共有265個(gè)項(xiàng)目，若采用手工編制商務(wù)文件，每個(gè)項(xiàng)目商務(wù)文件編制時(shí)間約10分鐘，編制完成約需44.17小時(shí)。而通過(guò)商務(wù)文件自動(dòng)生成模塊，僅用15分鐘便可實(shí)現(xiàn)265個(gè)商務(wù)文件的全部生成。經(jīng)復(fù)核，商務(wù)文件關(guān)鍵信息正確率100%。

 4.增設(shè)招標(biāo)文件復(fù)核機(jī)制，梳理招標(biāo)文件的易錯(cuò)易漏點(diǎn)，按類型分步驟形成招標(biāo)文件“體檢單”,如表3所示。體檢內(nèi)容主要包括最高投標(biāo)限價(jià)、分值權(quán)重、評(píng)分細(xì)則、*號(hào)條款、中標(biāo)限制、資質(zhì)業(yè)績(jī)情況等內(nèi)容。招標(biāo)文件編制完成后，項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)照招標(biāo)文件“體檢單”對(duì)所負(fù)責(zé)項(xiàng)目的招標(biāo)文件逐項(xiàng)自檢，并對(duì)結(jié)果簽字確認(rèn)。

 經(jīng)統(tǒng)計(jì)，2021年常規(guī)批次的招標(biāo)項(xiàng)目存在問(wèn)題文件數(shù)量占比情況如圖1所示。

 下一步，將從以下兩個(gè)方面著手，對(duì)提升招標(biāo)文件編制質(zhì)量進(jìn)行不斷優(yōu)化。一方面，持續(xù)提升招標(biāo)采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，推行招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化分標(biāo)，審查階段將同一分標(biāo)項(xiàng)目使用的資質(zhì)、權(quán)重、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)文件范本等內(nèi)容進(jìn)行固化設(shè)置，逐步減少招標(biāo)文件內(nèi)容的手動(dòng)編制，降低招標(biāo)文件錯(cuò)誤發(fā)生率，提高招標(biāo)采購(gòu)效率。另一方面，采取線上線下雙渠道模式，基于微信公眾號(hào)平臺(tái)與供應(yīng)商見面會(huì)等形式，暢通供應(yīng)商意見和建議反饋渠道，征集供應(yīng)商對(duì)招標(biāo)文件的意見和建議，多角度全方位了解招標(biāo)文件編制過(guò)程中存在的問(wèn)題，針對(duì)投標(biāo)人關(guān)注的典型問(wèn)題制定整改方案，不斷提升招標(biāo)文件質(zhì)量。

 結(jié)語(yǔ)

 本文通過(guò)近年來(lái)多個(gè)批次招標(biāo)文件澄清以及招評(píng)標(biāo)工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)提出影響招標(biāo)文件編制質(zhì)量的主要原因，并提出了專用資格要求設(shè)置實(shí)時(shí)更新、審查工作清單編制、商務(wù)文件自動(dòng)生成、招標(biāo)文件增設(shè)復(fù)核機(jī)制四個(gè)解決措施，以期達(dá)到招標(biāo)文件編制正確、信息完整、內(nèi)容統(tǒng)一的目標(biāo)。

參考文獻(xiàn):

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