南京招標投標云網(wǎng)
南京招標投標協(xié)會主辦
南京招標投標云網(wǎng)
南京招標投標協(xié)會主辦
招標代理機構(gòu)精細化管理
北京國際貿(mào)易有限公司 尤旭
摘要：面對激烈的競爭環(huán)境，只有實行精細化管理，才能提升招標代理機構(gòu)的市場競爭力，最終實現(xiàn)其自身高質(zhì)量發(fā)展。文章闡述了實施精細化管理的意義，分析了招標代理機構(gòu)精細化管理存在的問題，并從深化數(shù)字化轉(zhuǎn)型、實施業(yè)財融合、優(yōu)化招標采購流程、強化精細化管理培訓(xùn)等方面提出改進措施，以達到降本增效、增強招標代理機構(gòu)核心競爭力的目的。
關(guān)鍵詞：招標采購;企業(yè)成本;精細化管理
為貫徹“構(gòu)建高水平社會主義市場經(jīng)濟體制”的戰(zhàn)略部署，響應(yīng)國家推動經(jīng)濟結(jié)構(gòu)優(yōu)化升級的號召，增強企業(yè)的市場競爭力，精細化管理變得至關(guān)重要。我國采用招標方式進行日常采購已超過20年。隨著招標采購在企業(yè)運營中的核心地位不斷凸顯，其管理范圍己從最初的采購擴展至需求管理，預(yù)計未來還將涵蓋合同管理。招標代理機構(gòu)作為采購流程中的關(guān)鍵角色，對眾多企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展有重要影響。因此，其必須緊隨時代發(fā)展，以專業(yè)視角全面審視招標采購全過程，深化精細管理，推動精細化管理與招標采購的深度融合。這有助于推動招標代理機構(gòu)從粗放式管理轉(zhuǎn)向高質(zhì)量、高效率的管理模式，促進企業(yè)管理水平全面提升，實現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。
實施精細化管理的意義
精細化管理概念最早出現(xiàn)于20世紀50年代，是對傳統(tǒng)標準化管理方式的進一步深化和完善。其管理目的是盡量減少企業(yè)的經(jīng)營成本和所需資源，將管理目標具體化和明確化，確保各個目標能夠落實和執(zhí)行到位，從而提升企業(yè)的社會效益和經(jīng)濟效益。
當(dāng)今社會對招投標工作提出了更高要求，招標采購過程中的資源整合對于項目的成功至關(guān)重要。隨著我國供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革的深化和企業(yè)戰(zhàn)略升級的推進，部分招標代理機構(gòu)的運營模式未能與時俱進，在質(zhì)量把控土略顯松散，且招標范圍相對局限，招標目的仍然是完成任務(wù)。
目前，部分招標代理機構(gòu)開始嘗試采取比傳統(tǒng)的粗放管理方式更為全面和系統(tǒng)的精細化管理方式，以提升其運營水平和運營效率。然而，在實施過程中，一些招標代理機構(gòu)并未根據(jù)自身的實際情況進行精細化管理，仍然存在管理混亂、配套體系不完善等問題。精細化管理得不到充分實施，招標代理機構(gòu)的發(fā)展也達不到預(yù)期效果。而精細化管理要求系統(tǒng)化、精細化設(shè)計招標流程，只有流程合理、靈活，每一個步驟的設(shè)計足夠詳細，對參與其中的人員職貴和工作內(nèi)容有明確規(guī)定，以及應(yīng)急預(yù)案足夠細致，才能有效提高工作效率，并有助于降低流標、廢標概率，減少人力和物力資源浪費。
精細化管理存在的問題
缺乏精細化管理理念
首先，部分招標代理機構(gòu)對精細化管理缺乏深刻的認識，因此，在具體操作過程中，往往對各項管理工作開展得不夠精細，進面影響了其經(jīng)營效率。其次，部分招標代理機構(gòu)缺少對精細化管理工作人員的培訓(xùn)與教育，使其不清楚精細化管理的具體操作與執(zhí)行方式，因此，在實踐中很難進行有效的精細化管理、最后，要實現(xiàn)精細化管理，還必須有相應(yīng)的硬件和技術(shù)支撐，然面，由于資金和技術(shù)創(chuàng)新的局限，不少招標代理機構(gòu)未能達到開展精細化管理的基本標準，如在數(shù)據(jù)處理、評估和監(jiān)控等方面存在不足，這在一定程度上阻礙了精細化管理在招標代理機構(gòu)內(nèi)部推廣和應(yīng)用的深度。
對數(shù)字化轉(zhuǎn)型認識不足
精細化管理需要基礎(chǔ)設(shè)施和技術(shù)支持，如數(shù)據(jù)采集和分析系統(tǒng)。黨的二十大報告指出:“加快發(fā)展數(shù)字經(jīng)濟，促進數(shù)字經(jīng)濟和實體經(jīng)濟深度融合，打造具有國際競爭力的數(shù)字產(chǎn)業(yè)集群?！睌?shù)字化轉(zhuǎn)型既是國家戰(zhàn)略，也是企業(yè)開展精細化管理不可忽視的重要手段。不只是技術(shù)更新，同時也是經(jīng)營理念、戰(zhàn)略、組織、運營等企業(yè)經(jīng)營領(lǐng)域全方位的變革。很多招標代理機構(gòu)難以跳出數(shù)字化轉(zhuǎn)型是豐富信息技術(shù)應(yīng)用的認知，轉(zhuǎn)型思想停留在不斷改進和優(yōu)化辦公系統(tǒng)上，依賴信息部門推動數(shù)字化，沒有真正上升到機構(gòu)戰(zhàn)略層面，導(dǎo)致行業(yè)與數(shù)字化結(jié)合度不高。由于目前市場上尚未出現(xiàn)完全滿足非招標業(yè)務(wù)的規(guī)劃和未來運營發(fā)展的數(shù)字化平臺，與之配套的相關(guān)規(guī)章細則仍是空白，行業(yè)間數(shù)字信息化系統(tǒng)契合度不高，系統(tǒng)服務(wù)范圍受限，工作效率低下。
財務(wù)管理的精細化程度不夠
精細化財務(wù)管理是一種注重精確化和規(guī)范化的業(yè)務(wù)管理方式，通過對工作流程的量化和細化來提高管理的有效性。這樣的管理方式既可以有效地分配內(nèi)部和外部的資源，又可以保證企業(yè)的管理目標和運營目標一致，有效實施企業(yè)戰(zhàn)略計劃。世界500強企業(yè)、一流國企、中央部委、各委辦局的出現(xiàn)，對招標代理機構(gòu)的時效性、全面性、差異性要求越來越高，這就要求招標代理機構(gòu)要加強多部門協(xié)作。雖然很多招標代理機構(gòu)不斷進行信息化投入，但大多招標代理機構(gòu)使用的協(xié)同辦公系統(tǒng)、財務(wù)軟件系統(tǒng)、主營業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)等多為不同品牌、不同廠家的系統(tǒng)。例如，ERP系統(tǒng)(一種整合企業(yè)流程的營運管理軟件)為適配原南北財務(wù)軟件而搭建，若更換為某友NC(某友軟件股份有限公司開發(fā)的財務(wù)軟件)財務(wù)軟件，則存在多套系統(tǒng)并行導(dǎo)致相互間數(shù)據(jù)口徑不統(tǒng)一的問題，導(dǎo)致對接不及時，難以形成準確、及時、完整的數(shù)據(jù)鏈。
招標采購流程較為粗放
部分招標代理機構(gòu)的招標過程比較粗放，存在如投訴和質(zhì)疑增多，投標人參與人數(shù)偏少，無故棄標等現(xiàn)象，使業(yè)主對項目的滿意度不斷下降。造成這些問題的原因之是項目經(jīng)理前期準備工作不足，在開標過程中沒有嚴格執(zhí)行規(guī)范化程序，對招標文件的制作質(zhì)量不高等。這一切都是因為招標代理機構(gòu)缺少精細化管理觀念，并未對采購過程進行系統(tǒng)性分析。
改進措施
深化數(shù)字化轉(zhuǎn)型，實現(xiàn)降本增效
隨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型的深入，招標代理機構(gòu)應(yīng)結(jié)合發(fā)展實際，實施數(shù)字化企業(yè)管理，積極探索管理與人工智能、區(qū)塊鏈等前沿技術(shù)的融合，實現(xiàn)降本增效。一是通過科學(xué)的管理模型和數(shù)字技術(shù)幫助招標代理機構(gòu)管理層提升管理能力，精準解決管理中存在的問題，提升招標代理機構(gòu)整體的運轉(zhuǎn)效率。二是借助數(shù)字化的管理方式，打破信息孤島。例如，在成本控制的過程中，可以通過數(shù)字化管理和經(jīng)營發(fā)展釋放招標代理機構(gòu)人力資源壓力，促進人力資源結(jié)構(gòu)優(yōu)化;應(yīng)用遠程與可視化技術(shù)提升管理效率，節(jié)省時間成本;采用綠色環(huán)保的數(shù)字化辦公手段，減少公司耗材使用量，最終實現(xiàn)協(xié)同辦公和成本動態(tài)管控。三是使用云計算、5G技術(shù)等建設(shè)線上報名、移動支付、電子發(fā)票推送一體化線上標書售賣模式，利用分析云工具具備的跨系統(tǒng)、跨模塊、跨表單采集數(shù)據(jù)等功能，在確保數(shù)據(jù)信息準確性的同時，節(jié)約基礎(chǔ)人力成本，從而提升招標代理機構(gòu)的經(jīng)濟效益。
實施業(yè)財融合，推進精細化財務(wù)管理
首先，招標代理機構(gòu)要實現(xiàn)業(yè)財融合，就必須有完整的發(fā)展策略和運營計劃，將精細化管理的理念融入業(yè)務(wù)流程的每一個環(huán)節(jié)。招標代理機構(gòu)應(yīng)進一步優(yōu)化操作流程，提升管理的精準度，加強在預(yù)算控制和內(nèi)部審計等關(guān)鍵領(lǐng)域的管理，提高數(shù)據(jù)資料的準確性，為管理人員決策提供參考，提升管理效能。其次，招標代理機構(gòu)應(yīng)以數(shù)字化的新技術(shù)為手段，豐富數(shù)字化轉(zhuǎn)型的模式，促進業(yè)財融合，進而推動精細化財務(wù)管理。同時，利用互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)等技術(shù)，搭建金融共享信息平臺。一些基礎(chǔ)性強、內(nèi)容重復(fù)的財務(wù)和業(yè)務(wù)工作，如成本核算、費用報銷等，都可以借助信息化平臺進行處理。最后，招標代理機構(gòu)應(yīng)突破部門之間的管理屏障，使不同部門之間的深度整合成為可能。管理者應(yīng)嚴格按照精細化管理原則，對現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)進行調(diào)整，消除各部門間的財務(wù)管理壁壘，使業(yè)財融合效果更好。
優(yōu)化招標采購流程，提高招投標服務(wù)質(zhì)量
招標代理機構(gòu)應(yīng)細化招投標程序，提高各環(huán)節(jié)的管理水平，更好地提升招投標工作質(zhì)量。例如，增設(shè)開標前的風(fēng)險評價，不斷優(yōu)化、改進開標流程。一是對招標過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)嚴格依照法律法規(guī)的規(guī)定重新審核，并仔細做好專家評審工作，收集評估資料。二是統(tǒng)一管理招標資料，并對其進行后期的歸納和分析，對于不完善的內(nèi)容及時補充到位，以便之后竣工結(jié)算使用。三是優(yōu)化中標公告的發(fā)布過程，對投標人提出的質(zhì)疑進行詳細分類，調(diào)查招標人的滿意程度，并對調(diào)查結(jié)果進行統(tǒng)一管理，以便為后續(xù)工作的開展提供有效支持。四是定期評估中標人的服務(wù)表現(xiàn)，通過長期的數(shù)據(jù)收集和分析，為招標人提供翔實的投標人績效報告，以確保雙方在未來合作中的溝通和交流更加順暢。
強化精細化管理培訓(xùn)，夯實人才專業(yè)基礎(chǔ)
在推行細化管理的過程中，招標代理機構(gòu)應(yīng)不斷提升員工的專業(yè)素養(yǎng)和綜合技能，使其從思想上摒棄傳統(tǒng)的粗放型管理模式。首先，應(yīng)通過各種渠道和方式廣泛宣傳精細化管理的思想和核心價值，如舉辦內(nèi)部研討會，制作教育手冊，建立內(nèi)部通信平臺等，使全體員工深刻認識到精細化管理在企業(yè)運營中的關(guān)鍵作用。其次，應(yīng)根據(jù)員工的不同級別和職責(zé)，設(shè)計定制化的精細化管理培訓(xùn)項目，依據(jù)員工的具體需求和工作特性開展針對性強的培訓(xùn)，增強員工的管理意識，提升員工的專業(yè)素養(yǎng)。最后，可邀請內(nèi)外部專家進行系統(tǒng)培訓(xùn)，課程內(nèi)容包括精細化管理的基本概念、理論框架及實際操作案例，確保員工能夠全面理解并掌握精細化管理的理論，從而為精細化管理的實施提供堅實的專業(yè)知識支撐。
結(jié)語
在當(dāng)前的社會環(huán)境下，實施精細化管理有助于招標代理機構(gòu)制定明智而穩(wěn)健的戰(zhàn)略規(guī)劃，提高管理的細膩程度，從而使其在激烈的市場競爭中保持穩(wěn)健的成長。招標代理機構(gòu)可以通過增強精細化管理意識，深化數(shù)字化轉(zhuǎn)型，打造財務(wù)共享信息平臺，細化招標流程，夯實人才基礎(chǔ)等，不斷推進精細化管理，增強企業(yè)競爭力，提升客戶服務(wù)能力，進而有效實現(xiàn)降本增效，創(chuàng)造出更大的社會效益和經(jīng)濟效益。
參考文獻:
[1]姚琴.淺談精細化管理在國企績效管理中的應(yīng)用[J].財經(jīng)界，2021(19):83-84.
[2]祝錫赟.招投標流程優(yōu)化管理的必要性和重要性[J]中國招標，2016(32):21-24.
[3]張琦.精細化管理在企業(yè)資產(chǎn)價值管理中的運用[J].商業(yè)觀察，2024(03):113-116.
責(zé)編:昝妍;編輯:張曼琳
| 南京招標投標協(xié)會版權(quán)所有業(yè)務(wù)指導(dǎo)單位：南京市發(fā)展和改革委員會 |
| 技術(shù)支持：江蘇皓盤軟件科技有限公司 |
| 您是本站第 1490052 位訪問者 蘇ICP備16021645號-1 |
蘇公網(wǎng)安備32010602011968
|